Organização do Evernote para 2015

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Fonte da imagem: Life Hacker

A maioria das pessoas que me conhece, sabe que eu sou muito fã de artigos e ferramentas que me ajudem a ser uma pessoa mais organizada. Todos sabem também que meu software favorito para gerenciar minha vida é o Evernote. Uso efetivamente desde 2013 e até cheguei a escrever um guia no meu Tumblr no começo do ano passado.

Como podem ver, de tempos em tempos eu sinto a necessidade de mudar a organização do meu Evernote. Isso é um processo relativamente normal, já que as coisas costumam evoluir e as necessidades também mudam.

Antes de contar como estou organizando minhas notas para 2015, não posso deixar de citar minhas principais referências, já que não cheguei aqui sozinha:

A Thais é uma grande fã do David Allen e conseguiu adaptar o GTD de uma maneira bem legal. Ela publicou há algum tempo um guia completo de como ela estava se organizando com o GTD no Evernote e eu o apliquei exatamente como ela indicou. Depois de algumas semanas de teste, percebi que para as minhas necessidades eu precisava de alguns ajustes e são eles que vou mostrar agora.

Cadernos

Os cadernos eram um grande problema pra mim quando comecei a usar o Evernote. Eu achava que eles eram a melhor forma de organizar e separar minhas notas, porém, com o tempo, percebi que isso acabava me limitando. Isso acontece porque uma nota só pode estar em um caderno por vez. Então eu tinha tarefas e demandas que podiam ser cruzados mas não podia cruzar, ou precisava duplicar pra que ficasse em 2 lugares ao mesmo tempo.

Cadernos Evernote 2015Com a dica da Thais, simplifiquei totalmente o uso dos cadernos e hoje só trabalho com três deles: Entrada, Processadas, Lixeira.

Como o próprio nome diz, meu caderno de Entrada serve para ir anotando aleatoriamente tudo o que acho necessário: tarefas, links de referência etc. Eles só são considerados Processadas depois que o que precisa ser feito já foi “etiquetado” – vou falar das etiquetas, ou tags, mais a frente. Por fim, na Lixeira eu mantenho todas as notas que eu já fiz ou não preciso mais. Eu posso apagá-las definitivamente do Evernote, mas prefiro ter esse backup. Como o Evernote não tem um espaço limite de notas, não há problemas em deixar lá, se quiser.

Etiquetas

Essa sim é a parte mais importante e interessante do Evernote. Como disse, eu só usava os Cadernos antigamente e era bem complicado cruzar os conteúdos, mas com as Etiquetas, o céu é o limite. Você pode ter uma nota sob diversas etiquetas, o que facilita se você tiver muitos contextos ou quiser detalhar muito bem suas tarefas e referências.

Minhas etiquetas estão organizadas em três níveis principais: Ações, Projetos e Referências.

Ações

Tudo o que eu guardo em Ações são atividades "únicas", que não levam muito tempo e não possuem tarefas relacionadas.

Ações - EvernoteComo podem ver ao lado, separo nessa tag “mãe” as tarefas utilizando verbos: fazer, escrever, baixar… Utilizo também o hífen “-” para escrever mais rápido na hora de etiquetar. Dentro da etiqueta Ações, também tenho a sub-etiqueta Prioridade e aí também tenho itens dentro dela para determinar se são tarefas de baixa, média ou alta prioridade. Também utilizo o “*” para etiquetar mais rápido. Ou seja, além de etiquetar uma tarefa com o seu propósito, também posso definir sua prioridade e na hora que eu for utilizar o Evernote, eu posso priorizar da forma que eu quiser. Um exemplo: “Escrever um post para o blog“, é uma tarefa etiquetada como “- escrever” e pode ser uma atividade de prioridade “* alta”.

Projetos

São tarefas mais longas ou que possuem muitas sub-tarefas no mesmo contexto. São também atividades que levam mais tempo ou que dependem de alguma coisa para serem resolvidas.

Projetos - EvernoteDentro dessa etiqueta, guardo todos os meus projetos por contexto. São atividades que tem mais de uma tarefa para ser resolvida ou que são projetos futuros que já comecei a fazer alguma coisa. Por exemplo, pretendo fazer em algum momento no futuro uma viagem para Nova York, então guardei alguns materiais com informações essenciais e checklists relacionados. Por que essa tag não está em Referências já que ela ainda não está em execução? Porque na verdade ela já está, já que antes de fechar a viagem preciso fazer algumas tarefas básicas, como: tirar o visto, organizar as finanças etc.

Como podem ver, também tenho uma sub-etiqueta chamada “visão geral”. Nela eu guardo meus objetivos alcançados e que pretendo alcançar separados por ano. Todo fim de ano também faço um balanço geral e deixo por escrito. Acho interessante para saber se continuo focada e gastando energia com as coisas certas.

Referências

Essa é a mais genérica das etiquetas. Aqui vale guardar TUDO o que é uma referência, ou seja, que precisa/pode ser consultada no futuro.

Referências - EvernoteComo disse, aqui ficam todas as notas que eu em algum momento posso precisar consultar. Costumo cruzá-las também com os Projetos. Um exemplo, tenho um projeto para o “blog” e em referências guardo os dados de login e senha em “lembretes”.

Uma dica legal da Thais que eu apliquei agora e já estou gostando muito foi começar a escrever um diário. Quando sinto vontade de escrever sobre qualquer coisa (ou angústia) guardo nessa etiqueta.

Mais informações

Costumava guardar sob a etiqueta “Finanças” meus parcelamentos e pagamentos futuros, mas com o tempo não percebi e fiz mais dívidas do que podia e hoje estou gastando mais do que ganho. Com isso percebi que preciso de um sistema mais detalhado dos meus gastos e que o Evernote não me atende. Pretendo migrar para o Drive utilizando Planilhas, então quando fechar um sistema, eu mostro aqui.

Antigamente eu também utilizava o Evernote como agenda, com etiquetas para cada dia do mês. Com o tempo também notei que não era funcional, já que quando estava fora do computador acabava anotando meus compromissos na agenda do celular. O que eu fiz então foi sincronizar a agenda do celular e do computador com o Google Calendar e problema resolvido.

Espero que tenha sido útil para quem quer se organizar ou que já utiliza o Evernote e quer melhorar a organização 😉

 

 

 

 

4 comentários sobre “Organização do Evernote para 2015

  1. Oi Vivi,
    Gostei do seu Post. Parabéns!

    Eu uso o Evernote para gerenciar os meus pagamentos e principalmente os comprovantes. Existem diversos organizadores financeiros se precisa de mais detalhes como o Minhas Economias por exemplo.

    Mas não deixe de guardar todos os comprovantes de pagto. É ótimo para resgatar no futuro se precisar.

    Veja esta dica que compartilho com vocês.
    http://evernotenapratica.com.br/9-passos-para-organizar-os-comprovantes-com-o-evernote/

    1. Olá Mauricio! Muito obrigada pelo feedback, fiquei feliz com seu comentário =)
      Assisti o seu vídeo e gostei bastante da maneira que guardou os comprovantes. Eu realmente não costumo guardar, porque justamente posso solicitar os pagamentos de boleto para o banco. Mas acho que vou começar a guardar, sim 🙂

      Obrigada mais uma vez! Abraços

  2. Gostei muito desse post, estou iniciando o uso do evernote, confesso que estou muito perdida, já li alguns post’s da Thais Godinho (de quem eu também sou fã) mas este foi o que mais esclareceu minha mente, de como fazer os lançamentos.

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