Organização do Evernote para 2015

A maioria das pessoas que me conhece, sabe que eu sou muito fã de artigos e ferramentas que me ajudem a ser uma pessoa mais organizada. Todos sabem também que meu software favorito para gerenciar minha vida é o Evernote. Uso efetivamente desde 2013 e até cheguei a escrever um guia no meu Tumblr no começo do ano passado.

Como podem ver, de tempos em tempos eu sinto a necessidade de mudar a organização do meu Evernote. Isso é um processo relativamente normal, já que as coisas costumam evoluir e as necessidades também mudam.

Antes de contar como estou organizando minhas notas para 2015, não posso deixar de citar minhas principais referências, já que não cheguei aqui sozinha:

• Livro: A arte de fazer acontecer (Get Things Done) do David Allen
• Blog: Vida Organizada da Thais Godinho

A Thais é uma grande fã do David Allen e conseguiu adaptar o GTD de uma maneira bem legal. Ela publicou há algum tempo um guia completo de como ela estava se organizando com o GTD no Evernote e eu o apliquei exatamente como ela indicou. Depois de algumas semanas de teste, percebi que para as minhas necessidades eu precisava de alguns ajustes e são eles que vou mostrar agora.

Cadernos

Os cadernos eram um grande problema pra mim quando comecei a usar o Evernote. Eu achava que eles eram a melhor forma de organizar e separar minhas notas, porém, com o tempo, percebi que isso acabava me limitando. Isso acontece porque uma nota só pode estar em um caderno por vez. Então eu tinha tarefas e demandas que podiam ser cruzados mas não podia cruzar, ou precisava duplicar pra que ficasse em 2 lugares ao mesmo tempo.

Com a dica da Thais, simplifiquei totalmente o uso dos cadernos e hoje só trabalho com três deles: Entrada, Processadas, Lixeira.

Como o próprio nome diz, meu caderno de Entrada serve para ir anotando aleatoriamente tudo o que acho necessário: tarefas, links de referência etc. Eles só são considerados Processadas depois que o que precisa ser feito já foi “etiquetado” – vou falar das etiquetas, ou tags, mais a frente. Por fim, na Lixeira eu mantenho todas as notas que eu já fiz ou não preciso mais. Eu posso apagá-las definitivamente do Evernote, mas prefiro ter esse backup. Como o Evernote não tem um espaço limite de notas, não há problemas em deixar lá, se quiser.

Etiquetas

Essa sim é a parte mais importante e interessante do Evernote. Como disse, eu só usava os Cadernos antigamente e era bem complicado cruzar os conteúdos, mas com as Etiquetas, o céu é o limite. Você pode ter uma nota sob diversas etiquetas, o que facilita se você tiver muitos contextos ou quiser detalhar muito bem suas tarefas e referências.

Minhas etiquetas estão organizadas em três níveis principais: Ações, Projetos e Referências.

Ações

Tudo o que eu guardo em Ações são atividades "únicas", que não levam muito tempo e não possuem tarefas relacionadas.

Como podem ver ao lado, separo nessa tag “mãe” as tarefas utilizando verbos: fazer, escrever, baixar… Utilizo também o hífen “-” para escrever mais rápido na hora de etiquetar. Dentro da etiqueta Ações, também tenho a sub-etiqueta Prioridade e aí também tenho itens dentro dela para determinar se são tarefas de baixa, média ou alta prioridade. Também utilizo o “*” para etiquetar mais rápido. Ou seja, além de etiquetar uma tarefa com o seu propósito, também posso definir sua prioridade e na hora que eu for utilizar o Evernote, eu posso priorizar da forma que eu quiser. Um exemplo: “Escrever um post para o blog“, é uma tarefa etiquetada como “- escrever” e pode ser uma atividade de prioridade “* alta”.

Projetos

São tarefas mais longas ou que possuem muitas sub-tarefas no mesmo contexto. São também atividades que levam mais tempo ou que dependem de alguma coisa para serem resolvidas.

Dentro dessa etiqueta, guardo todos os meus projetos por contexto. São atividades que tem mais de uma tarefa para ser resolvida ou que são projetos futuros que já comecei a fazer alguma coisa. Por exemplo, pretendo fazer em algum momento no futuro uma viagem para Nova York, então guardei alguns materiais com informações essenciais e checklists relacionados. Por que essa tag não está em Referências já que ela ainda não está em execução? Porque na verdade ela já está, já que antes de fechar a viagem preciso fazer algumas tarefas básicas, como: tirar o visto, organizar as finanças etc.

Como podem ver, também tenho uma sub-etiqueta chamada “visão geral”. Nela eu guardo meus objetivos alcançados e que pretendo alcançar separados por ano. Todo fim de ano também faço um balanço geral e deixo por escrito. Acho interessante para saber se continuo focada e gastando energia com as coisas certas.

Referências

Essa é a mais genérica das etiquetas. Aqui vale guardar TUDO o que é uma referência, ou seja, que precisa/pode ser consultada no futuro.

Como disse, aqui ficam todas as notas que eu em algum momento posso precisar consultar. Costumo cruzá-las também com os Projetos. Um exemplo, tenho um projeto para o “blog” e em referências guardo os dados de login e senha em “lembretes”.

Uma dica legal da Thais que eu apliquei agora e já estou gostando muito foi começar a escrever um diário. Quando sinto vontade de escrever sobre qualquer coisa (ou angústia) guardo nessa etiqueta.

Mais informações

Costumava guardar sob a etiqueta “Finanças” meus parcelamentos e pagamentos futuros, mas com o tempo não percebi e fiz mais dívidas do que podia e hoje estou gastando mais do que ganho. Com isso percebi que preciso de um sistema mais detalhado dos meus gastos e que o Evernote não me atende. Pretendo migrar para o Drive utilizando Planilhas, então quando fechar um sistema, eu mostro aqui.

Antigamente eu também utilizava o Evernote como agenda, com etiquetas para cada dia do mês. Com o tempo também notei que não era funcional, já que quando estava fora do computador acabava anotando meus compromissos na agenda do celular. O que eu fiz então foi sincronizar a agenda do celular e do computador com o Google Calendar e problema resolvido.

Espero que tenha sido útil para quem quer se organizar ou que já utiliza o Evernote e quer melhorar a organização 😉